PRIVACY POLICY IN ACCORDANCE WITH PERSONAL DATA PROTECTION ACT (“PDPA”) 2010

MCDS Software (m) Sdn. Bhd. (“MCDS”) values your privacy and strives to protect your personal information in compliance with the laws of PDPA. This Privacy Policy highlights the manner in which your personal data are collected, processed and disclosed in respect of commercial transactions.

1.What kind of Personal Information collected (collectively hereinafter referred to as “Personal Data”) and how it was collected

In order to enable us to process your commercial transactions, we may need to and/or may be required to collect, record, hold, use, disclose and store (i.e. “process”) personal information about you, including but not limited to, during the process of registration to become a subscriber to MCDS services. The following are the Personal Data collected from the Data Subject such as:

• Name, NRIC, designation and department
• Contact details including work phone number, mobile number, email address and mailing address.

2.  How we use your Personal Data or process them for the following purposes:

To facilitate the provisioning of e-Government Services and B2B Services to fulfill Trade transactions;

• For the maintenance of Customer Database and Customer Service Related processes;
•  For billing purposes as part of payment for MCDS services;
•  For administrative purposes and to update, consolidate and improve accuracy of our records;
•  For contact purposes;

To respond to your enquiries and to generally resolve any complaints;

General operation and maintenance of the services provided by MCDS;

Matching any data held by MCDS with its associate companies within the MCDS Software (m) Sdn. Bhd. (“MCDS”) (if any) and within the Trade Communities relating to you from time to time;

To produce data, reports and statistics which have been anonymised or aggregated in a manner that does not identify you as an individual;

To provide you with general updates that are relevant to the business needs/interests as well as enhance Trade Facilitation experience of the organisation that the data subject represent such as marketing or promoting new products/services;

Providing you with regular communications or announcements relating to the services provided by MCDS; and

Investigating complaints and suspected suspicious transactions with relevant Regulated Authorities.

These information are necessary to us. If you do not provide all the information as requested during Registration Process, we will not be able to accomplish the above purposes. Any failure to provide such personal data may have effects on our provision of the products/services to your organisation and we are not liable for any loss, damage or any other liability resulting directly or indirectly from such effects.

3.Disclosure of your information 

We may disclose the Personal Data to the following parties for the purposes stated below:

•  Our agents and business partners (included those located overseas) providing services relating to the purposes for which the Personal Data is collected;
• In circumstances where delay or default of payment has occurred, to our appointed lawyers, debt collection agencies, credit-reporting agencies; or
• Any person who is under a duty of confidentiality who has undertaken to keep such data confidential. 

We may disclose the Personal Data if required to do so by law or in good faith, if such action is necessary to:- 

i).    comply with requirement of any law enforcement agency, court order or legal process; or

ii).    protect and defend the rights of property of MCDS, its personnel and its related and/or Group of Companies. 

4.    Security of Your Personal Information

Information is our asset and therefore MCDS places great importance on ensuring the security of your personal information. We regularly review and implement up-to-date technical and organizational security measures when processing your personal information. 

5.    Retention of Your Personal Information or Personal Data 

MCDS will retain your personal information in compliance with this Privacy Policy and/or terms and conditions of your Service and Subscribers Agreement (“SSA”) with MCDS for the duration of your relationship with us.

6.    What if Personal Information Provided by You is Incomplete?

Where indicated (for example in Registration Application Form), it is obligatory to provide your personal information to enable us to process your transactions as per our products or services requirements. Should you decline to provide such obligatory personal information, we may not be able to process your registration application or provide you with the subscription to use our services.

7.    Your Rights to Access and Correct Your Personal Information

We can assist you to access and correct your personal information held by us. Where you wish to update your information, you may make a request to us via email at legal@edecasia.com 

Please note that MCDS may use its discretion in allowing the corrections requested and/or may require further documentary or supporting evidence of the new information to avoid fraud and inaccuracy. 

8.    Revisions to Privacy Policy

This Privacy Policy may be revised from time to time. Policy of any such revision will be given via MCDS’s website and/or by such other means of communication deemed suitable by MCDS.

9.    Contacting MCDS about Your Privacy and How We Handle Your Personal Information

Should you have any query in relation to this Privacy Policy or how we handle your personal information, kindly contact us at the contact number listed below.

Where you elect to limit our right to process the personal information, you may also write in via email to the appointed address below.

Address:

No,39-03-01,Lorong Batu Nilam 1A, 

Bandar Bukit Tinggi, 41200,Klang.Malaysia

Telephone: +603 3324 5941 

FAX: +603 3324 7455

10.    In the event of any inconsistency or conflict between the English version and the Bahasa Malaysia version of this Privacy Policy to the Customers, the English version shall prevail.

POLISI PRIVASI SELARAS DENGAN AKTA PERLINDUNGAN DATA PERIBADI (“PDPA”) 2010

MCDS Software (m) Sdn. Bhd. (“MCDS”) menghargai privasi anda dan berusaha untuk melindungi maklumat peribadi anda selaras dengan undangundang PDPA. Polisi Privasi ini menerangkan cara bagaimana maklumat peribadi anda dikumpul, diproses dan didedahkan berkenaan dengan transaksi komersial.

1.    Jenis maklumat peribadi yang dikumpulkan (secara kolektif dirujuk sebagai "Data Peribadi") dan bagaimana ia dikumpulkan

Untuk membolehkan kami memproses transaksi perdagangan anda, kami mungkin perlu dan/atau mungkin memerlukan untuk mengumpul, merekod, memegang, menggunakan, mendedahkan dan menyimpan (iaitu "memproses") maklumat peribadi tentang anda, termasuk tetapi tidak terhad kepada, semasa proses pendaftaran untuk menjadi pengguna perkhidmatan MCDS. Berikut merupakan Data Peribadi yang dikumpulkan dari Subjek Data:

• Nama, nombor kad pengenalan, jawatan dan jabatan
•  Butiran perhubungan termasuk nombor telefon pejabat, nombor telefon bimbit, alamat emel dan alamat surat-menyurat.

2.    Bagaimana kami menggunakan maklumat peribadi anda dan tujuan penggunaannya:

• Untuk penyediaan perkhidmatan e-kerajaan dan perkhidmatan B2B bagi memenuhi urusniaga transaksi;
• Untuk proses penyelenggaraan Pangkalan Data Pelanggan dan Perkhidmatan Pelanggan yang berkaitan;
• Untuk mengurus akaun anda bagi tujuan pembayaran perkhidmatan MCDS;
• Untuk tujuan pentadbiran dan untuk mengemaskini, menyatukan dan meningkatkan ketepatan rekod-rekod kami;
• Untuk tujuan komunikasi;
• Untuk pemprosesan pertanyaan anda dan secara amnya menyelesaikan sebarang aduan;
• Operasi am dan penyelenggaraan perkhidmatan yang disediakan oleh MCDS;
• Untuk menyesuaikan mana-mana data yang dipegang oleh MCDS dengan syarikat-syarikat entiti MCDS Software (m) Sdn. Bhd. (“MCDS) (jika ada) dan dalam komuniti perdagangan yang berkaitan dengan anda dari semasa ke semasa;
• Untuk menghasilkan data, laporan dan statistik yang telah dinyahnama atau diagregatkan dengan cara yang tidak boleh mengenal pasti anda sebagai seorang individu;
• Untuk menyalurkan anda dengan perkembangan berkaitan dengan keperluan perniagaan /kepentingan serta meningkatkan kemudahan pengalaman perdagangan daripada organisasi seperti pemasaran atau promosi produk/perkhidmatan baru;
• Menyediakan anda dengan komunikasi biasa atau pengumuman yang berkaitan dengan perkhidmatan yang disediakan oleh MCDS
• Menyiasat aduan dan transaksi yang disyaki mencurigakan dengan Pihak Berkuasa yang berkaitan.

Maklumat ini adalah penting bagi kami. Sekiranya anda tidak mebekalkan semua maklumat seperti yang diperlukan semasa proses pendaftaran, kami tidak akan dapat mencapai tujuan yang tersebut di atas. Sebarang kegagalan untuk membekalkan maklumat peribadi yang lengkap akan menjejaskan keupayaan kami di dalam penyediaan produk/perkhidmatan kepada organisasi anda, justeru itu kami tidak akan bertanggungjawab di atas sebarang kehilangan, kerosakan atau apa-apa liabiliti lain yang diakibatkan secara langsung atau tidak langsung daripada kesan-kesan tersebut.

3.    Pendedahan Maklumat Peribadi anda

Kami mungkin mendedahkan Data Peribadi tersebut kepada pihak-pihak yang berikut bagi tujuan yang dinyatakan dibawah:

• Ejen-ejen dan rakan kongsi perniagaan kami (termasuk yang berada di luar negara) yang menyediakan perkhidmatan berkaitan yang memerlukan Data Peribadi tersebut di kumpul;
• Dalam keadaan di mana kelewatan atau kelalaian dalam pembayaran, Data Peribadi tersebut akan didedahkan kepada peguam, agensi kutipan hutang dan agensi-agensi laporan kredit yang dilantik oleh kami; atau
• Mana-mana pihak yang berada di bawah kewajipan kerahsiaan yang telah diamanahkan untuk menyimpan data tersebut secara rahsia.

Kami mungkin juga mendedahkan Data Peribadi jika dikehendaki berbuat demikian oleh undang-undang atau secara niat yang baik, jika tindakan tersebut adalah perlu bagi:-

i).    Mematuhi mana-mana agensi penguatkuasaan undang-undang, perintah mahkamah atau proses undang-undang; atau

ii).   Melindungi dan mempertahankan hak-hak harta MCDS, kakitangannya dan syarikat berkaitan dan/atau daripada kumpulan syarikatnya.

4.    Keselamatan Maklumat Peribadi anda

Maklumat anda adalah aset kami, oleh itu MCDS meletakkan penekanan yang amat tinggi untuk memastikan keselamatan Data Peribadi anda. Kami sentiasa mengkaji dan melaksanakan langkah-langkah pengemaskinian keselamatan teknikal dan organisasi apabila memproses maklumat peribadi anda.

5.    Penyimpanan Maklumat Peribadi atau Data Peribadi anda

MCDS akan menyimpan maklumat peribadi anda selaras dengan dasar Polisi Privasi ini dan/atau terma-terma serta syarat-syarat Perkhidmatan dan Perjanjian Pelanggan (“SSA”) dengan MCDS sepanjang tempoh anda bersama kami.

6.    Bagaimana jika Maklumat Peribadi yang diberikan oleh anda adalah tidak lengkap?

Di mana ia dinyatakan (contohnya dalam Borang Permohonan Pendaftaran) anda diwajibkan memberi maklumat peribadi anda untuk membolehkan kami memproses transaksi anda untuk produk atau perkhidmatan kami. Sekiranya anda enggan memberi sebarang maklumat peribadi yang diwajibkan tersebut, kami mungkin tidak dapat memproses permohonan anda atau menyediakan anda keperluan langganan atau penggunaan perkhidmatan kami.

7.    Hak anda untuk mengakses dan mengemas kini Data Peribadi anda

Kami boleh membantu anda untuk mengakses dan mengemaskini maklumat peribadi anda yang disimpan oleh kami.

Jika anda ingin mengemaskini maklumat anda, anda boleh membuat permintaan berkenaan melalui e-mel di legal@edecasia.com

Sila ambil perhatian bahawa MCDS boleh menggunakan budibicaranya untuk membenarkan pembetulan seperti yang diminta dan/atau mungkin memerlukan dokumen tambahan atau maklumat sokongan yang baharu untuk mengelakkan penipuan dan ketidaktepatan.

8.    Pindaan Dasar Polisi

Polisi Privasi ini boleh dipinda dari semasa ke semasa. Sebarang pindaan akan dipaparkan di laman sesawang MCDS dan/atau dengan apa-apa cara komunikasi yang difikirkan sesuai oleh pihak kami.

9.    Menghubungi MCDS mengenai Privasi anda dan Bagaimana Kami Mengendalikan Maklumat Peribadi Anda

Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan berkaitan dengan Polisi Privasi ini atau cara kami mengendalikan maklumat peribadi anda, anda boleh menghubungi kami di nombor telefon yang disenaraikan di bawah.

Jika anda memilih untuk menghadkan hak kami untuk memproses maklumat peribadi, anda boleh juga menghantar e-mel kealamat yang tertera di bawah.

Alamat:

No,39-03-01,Lorong Batu Nilam 1A, 

Bandar Bukit Tinggi, 41200,Klang.Malaysia

Telephone: +603 3324 5941 

FAX: +603 3324 7455

10. Sekiranya terdapat percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia terhadap Polisi Privasi ini, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai sebagai rujukan.

If we do combine PERSONAL DATA PROTECTION ACT (“PDPA”) 2010 information with PRIVACY POLICY the combined information will be treated as PERSONAL DATA PROTECTION ACT (“PDPA”) 2010 for as long as it remains combined.